Virtual Data room

Virtual Data room (VDR) Applicazione web based di condivisione di documenti riservati

DATA ROOM

Le Data Room sono usate in numerosi tipi di transazione quando un venditore deve fornire agli interessati all'acquisto una grande quantità di dati riservati inerenti il bene in vendita.

Tipicamente le Data Room sono utilizzate nel corso di un'operazione di analisi del valore e delle condizioni di un’azienda o di un ramo di essa per la quale ci siano intenzioni di acquisizione o investimento.

In passato la data room era davvero una stanza dove i potenziali acquirenti potevano consultare documenti, registri ed altri dati resi disponibili dal venditore. L’accesso degli interessati era rigidamente disciplinato ed in caso di operazioni di grande entità, in cui erano coinvolti gruppi di esperti in varie discipline per esaminare al meglio i dati, comportava un grande dispendio di tempo e di energia: molte persone dovevano recarsi nel luogo dove si trovava la data room, attendere il proprio turno, esaminare i dati e ripetere il tutto per accedere ad ulteriori dati richiesti.

Per questo motivo, quando la tecnologia lo ha reso possibile, le data room sono state soppiantate dalle data room virtuali, Virtual Data Room (VDR).

La Virtual Data Room realizzata dalla SNAP consiste in un sito internet (applicazione web-based) riservato alle figure interessate alla transazione, alle quali viene fornita la chiave per ottenere l'accesso. I potenziali acquirenti possono così accedere ai dati, eseguirne il download, interagire con il venditore richiedendo altri dati. La consultazione e l'acquisizione dei dati viene registrata, si tiene ossia traccia di chi accede ai dati, di quali dati consulta e per quanto tempo.

Vantaggi della Data Room Virtuale

Accesso facile e immediato

Accesso web-based senza l’installazione di alcun software. Gli utenti possono accedere alla Data Room Virtuale e consultare i documenti simultaneamente, disponendo semplicemente di una connessione internet.

Organizzazione efficiente dei dati

E' possibile archiviare, controllare e amministrare i documenti più sensibili nella data room virtuale; i documenti possono essere scambiati internamente (tra le diverse sedi aziendali) o esternamente (es. con gli advisor). L'organizzazione gerarchica dei documenti è semplificata da una interfaccia grafica che consente operazioni di drag and drop fra i vari livelli della struttura ed all'interno dei singoli nodi.

Monitoraggio

E' semplice controllare tutta l'attività svolta nella data room e monitorarla attraverso un reporting dettagliato; in tal modo sono supportate le decisioni a livello strategico e  le procedure di gestione del rischio e della conformità da parte della azienda venditrice.

Gestione delle comunicazioni

Tutte le comunicazioni, sia in entrata che in uscita, sono gestite direttamente in data room.

Sicurezza sugli Accessi

L'accesso alla data room virtuale è autenticato e verificato. Ogni utente registrato alla data room virtuale non è automaticamente ammesso: solo dopo la verifica da parte dell’amministratore della data room e l’assegnazione dei diritti, l’utente può  accedere alle informazioni riservate, consultare i files e porre delle domande (nella apposita sezione "Q&A") in funzione del profilo assegnatogli. L'assegnazione dei permessi ai vari utenti è gestita tramite una semplice interfaccia e con l'utilizzo di funzioni per l'assegnazione e la revoca massiva dei diritti per utenti e/o gruppi di utenti; è inoltre gestibile l'ereditarietà dei permessi all'interno della struttura gerarchica dei documenti.

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