Workflow di pubblicazione e documentazione
Premessa
Il software nasce dalla esigenza di automatizzare e controllare il workflow di pubblicazione dei documenti relativamente al recepimento del D. Leg. 231/2001.
Gli obiettivi di questa soluzione sono:
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Classificare e pianificare l’emissione dei documenti per azienda o gruppi di aziende.
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Automatizzare l’inserimento e la modifica della documentazione
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Automatizzare la notifica delle variazioni della documentazione
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Automatizzare le comunicazioni e la gestione della presa visione da parte dei dipendenti
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Automatizzare le comunicazioni ed il workflow approvativo da parte dell’organismo di vigilanza
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Automatizzare l’invio dei report all’organismo di vigilanza
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Rendere disponibili i documenti ai destinatari
Fatto salva la specificità degli adempimenti di cui al D. Leg. 231/2001 il sistema proposto dalla Snap rappresenta un modello di pubblicazione controllata dei documenti che in futuro potrà essere utilizzato anche per scopi diversi da quelli per cui il progetto nasce.
Utenti, ruoli, gruppi e funzionalità.
All’interno della applicazione sono previsti quattro ruoli di base, ovvero, quattro gruppi di utenti, non tra loro mutuamente esclusivi, a cui sono associate i permessi nell’uso delle funzioni.
I ruoli di base previsti nella applicazione sono:
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Amministratore
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Organismo di vigilanza
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Gestore della applicazione
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Dipendenti
Distinti dai ruoli vi sono i gruppi. Il gruppo è un insieme di utenti che hanno in comune dei parametri che servono da filtro per i contenuti visualizzati. Il parametro principe per la discriminazione sui gruppi è l’azienda di riferimento del documento.
Una volta emesso un documento questo sarà fruibile solo dai gruppi che hanno quella azienda tra quelle configurate.
Le funzionalità previste sono:
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Gestione degli utenti
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Gestione di appartenenza ad un ruolo degli utenti
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Gestione dei gruppi
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Emissione dei documenti
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Pianificazione delle emissioni
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Documenti verso dipendenti
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Documenti verso organismi di vigilanza
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Gestione dei documenti verso organismi di vigilanza
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Da parte degli organismi di vigilanza
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Da parte dei gestori della applicazione
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Per ogni documento saranno disponibili statistiche di lettura, presa visione e mancata lettura.