14/06/2012

Il Workflow per la gestione degli ordini e-commerce: gestione degli ordini ricevuti    

Nel precedente articolo erano stati presentati i principali passi dell'intero flusso (workflow) di gestione di un ordine in una azienda che svolge attività di e-commerce.

Sinteticamente erano state individuate 6 fasi: 
Presa in carico dell'ordine del cliente. 
Verifica della disponibilità della merce (ed eventualmente Ordini a fornitore). 
Ricerca del materiale a magazzino.
Preparazione del materiale da spedire.
Spedizione della merce. 
Consegna. 

Prendiamo in considerazione le prime 2 ed esaminiamo con un maggior grado di dettaglio i vantaggi che si possono ottenere in queste fasi con una buona organizzazione procedurale delle attività e degli automatismi software  adeguati alle esigenze dell'azienda. Innanzitutto un sistema di mail automatiche che vengono generate direttamente dal sito al completamento dell'ordine del cliente può essere molto vantaggioso per far sì che l'Ufficio Commerciale possa avviare praticamente in maniera immediata tutte le attività di processo dell'ordine del cliente.
E' opportuno che queste attività siano puntualmente formalizzate dall'azienda, con la definizione dei controlli da effettuare e delle azioni da compiere in caso di anomalie riscontrate nella verifica dell'ordine. Tale processo ha come naturale completamento la verifica informatica della disponibilità della merce richiesta; in tale fase è molto vantaggiosa la disponibilità di una funzionalità del software aziendale per l'assegnazione dei prodotti disponibili al cliente che ha appena effettuato l'ordine e per la generazione - per la eventuale restante parte - dell'ordine a fornitore (o meglio della richiesta d'ordine, che potrà  poi essere processata insieme ad altre dall'Ufficio Acquisti).
Al termine di questa fase può essere mandata una mail al cliente, possibilmente sempre in automatico, con l'indicazione dei tempi di consegna previsti e le altre condizioni di vendita applicate. Benché non necessaria, questa azione ha comunque una certa importanza dal punto di vista dell'immagine, in quantro chiarisce al cliente tutti gli aspetti dell'ordine.

In una prossima pubblicazione saranno illustrate le fasi successive a quelle dettagliate in questo articolo

 

 

Autore:
Arturo De Nigris
Arturo De Nigris

Tags: e-commerce, Software, workflow


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